電話代行業者ができる事

基本的な電話対応のサービス

電話代行サービスとは、簡単に言えば企業や個人事業主に代わり、かかってきた電話に対応するというサービスのことを指します。電話対応のサービスは、かかってきた電話に対応することなので、電話を代わりにかけてもらうというサービスはサービス内容に含まれていません。会社を起業したばかりでオフィスを不在にしがちであるといった場合や、外回りが多くオフィスに人員を割くことができないといった場合に利用されることが多いサービスといえます。基本的な電話代行サービスのサービス内容は、かかってきた電話をとり、それぞれに合わせて適切な対応をすることです。かかってきた電話に出て、企業名や会社名、従業員の個人名で対応することも可能です。

電話の相手から用件を聞き取り、対応すべき相手が不在であるという旨を伝えます。その後、相手からの用件をメールや電話にて、企業や個人事業主に伝えます。基本対応のひとつとして、宛名や名前、折り返しの連絡先の伝達、戻り時間の伝達といった簡単な応答を担当してくれることもあります。また、勧誘の電話などがかかってきた場合には、スムーズに断りの対応をしてくれることもサービス内容に含まれることが多いです。電話の応答をすることがサービス内容であり、企業や個人事業主の業務内容を代行することはありません。

電話番号の貸し出しや秘書業務

電話代行サービスでは、電話がかかってきた際に、企業や個人事業主に代わり電話に出て、簡単な対応をすることが業務内容ですが、このほかにも様々なサービスを付随していることがあります。コールセンターの代行業務請け負いもそのサービスのひとつです。企業や個人事業主にかかってくる電話の中には、注文の電話も存在しており、簡単な注文を請け負い、時に簡易的な商品説明も請け負っている場合があります。営業代行やテレアポ代行に近い業務です。また、電話をかけてきた相手が、従業員に対して何等かの予定を入れてくるような内容を伝えてきた場合、そのスケジュールに対応することを業務のひとつとしていることも多いです。従業員のスケジュールを把握し、適切な日時や時間を考えてスケジュールを組んでくれます。 チケットの予約や面談の予約といったスケージュール調整で、秘書代行サービスにちかいです。このほか、電話番号の貸し出しといったサービスがあることもあります。実在するオフィスを構えていないバーチャルオフィスなどの場合、電話番号を企業でもっていないこともあります。そのような場合に、電話代行業者において受けるためだけの電話番号を貸し出してもらうことが可能です。かけることはできませんが、注文の受付などといった業務には十分対応できます。